Regulamin - Dni Otwarte Funduszy Europejskich

Niniejszy regulamin, zwany dalej „Regulaminem”, określa ogólne zasady uczestnictwa Beneficjentów Funduszy Europejskich w akcji promocyjnej pn.: „Dni Otwarte Funduszy Europejskich”.

I. INFORMACJE OGÓLNE

1. Dni Otwarte Funduszy Europejskich, zwane dalej „Dniami Otwartymi”, to akcja polegająca na przekazywaniu informacji na temat projektów zrealizowanych przy udziale środków Unii Europejskiej.
2. Celem Dni Otwartych jest promocja efektów projektów zrealizowanych w Polsce przy udziale Funduszy Europejskich, jak również zachęcanie do aplikowania i korzystania z Funduszy Europejskich.
3. Organizatorem Dni Otwartych jest Minister Funduszy i Polityki Regionalnej, zwany dalej „Koordynatorem”. Koordynator wykonuje swoje zadania związane z organizacją Dni Otwartych za pośrednictwem Departamentu Komunikacji i Promocji Funduszy Europejskich w Ministerstwie Funduszy i Polityki Regionalnej z siedzibą w Warszawie, przy ul. Wspólnej 2/4, 00-926 Warszawa. Koordynator współpracuje z reprezentantami poszczególnych programów, zwanymi dalej „Koordynatorami programowymi”[1].
4. Finał akcji Dni Otwarte będzie odbywał się w terminie: 17-19 września 2021 r.
5. Warunkiem udziału w Dniach Otwartych jest wypełnienie na stronie www.dniotwarte.eu jednego z dwóch poniższych formularzy:
   1. formularza udziału online (wzór stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu) – w przypadku przesłania materiału video na stronę DOFE, albo
   2. formularza zgłoszenia wydarzenia (wzór stanowi załącznik nr 2 do Regulaminu) – w przypadku udostępniania projektu w formie stacjonarnej.
6. Wydarzenia zgłaszane do Dni Otwartych przez Beneficjentów lub Koordynatorów programowych mogą być zaplanowane w formule online np. wirtualne spacery, warsztaty, szkolenia, webinaria.
7. Beneficjenci uczestniczący w Dniach Otwartych mogą także udostępnić swoje projekty zainteresowanym, w terminie mieszczącym się w czasie trwania Dni Otwartych. Decyzja o udostępnieniu projektu podejmowana jest przez Beneficjenta w oparciu o możliwości związane z sytuacją epidemiczną w kraju.
8. Do udziału w Dniach Otwartych mogą przystąpić Beneficjenci projektów dofinansowanych w ramach programów wchodzących w zakres polityki spójności.
9. Udział Beneficjentów w Dniach Otwartych jest dobrowolny. Beneficjenci, którzy wyrażą chęć uczestnictwa w Dniach Otwartych, przesyłają (samodzielnie lub poprzez Koordynatora programowego) materiały video poprzez formularz udziału online zamieszczony na stronie www.dniotwarte.eu lub zgłaszają wydarzenie stacjonarne poprzez wypełnienie i przesłanie elektronicznego formularza zgłoszenia wydarzenia dostępnego na stronie www.dniotwarte.eu.
10. Beneficjenci uczestniczący w Dniach Otwartych ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem materiałów w formie online lub otwarciem projektów.

 II. ZGŁOSZENIA DO UDZIAŁU W DNIACH OTWARTYCH

1. Warunkiem uczestnictwa w Dniach Otwartych jest:
   1. w przypadku wyboru formy online - przesłanie przez Beneficjenta w terminie wskazanym w pkt 2, materiału video w formacie mp4, o maksymalnej wielkości 100 MB za pośrednictwem formularza udziału online dostępnego na stronie www.dniotwarte.eu. W formularzu należy podać: nazwę beneficjenta i tytuł projektu, numer umowy, województwo, program operacyjny z jakiego projekt dostał dofinansowanie, rodzaj i kategorię wydarzenia, udogodnienia dla osób z niepełnosprawnościami, opis promocyjny wydarzenia, imię, nazwisko osoby do kontaktu, telefon lub
      e-mail kontaktowy oraz zgodę na zamieszczenie materiału video na stronie internetowej Koordynatora. Koordynator dopuszcza możliwość przesłania przez Beneficjenta linku do materiału video zamieszczonego na stronie Beneficjenta lub innej ogólnodostępnej stronie www,
   2. w przypadku wyboru udostępnienia projektu - zgłoszenie przez Beneficjenta, w terminie wskazanym w pkt 2, wydarzenia poprzez wypełnienie i przesłanie elektronicznego formularza zgłoszenia wydarzenia za pośrednictwem strony internetowej www.dniotwarte.eu,
   3. otrzymanie, w terminie maksymalnie 21 dni od dnia przekazania formularza, o którym mowa w lit. a lub b, informacji o zakwalifikowaniu zgłoszonego wydarzenia do udziału w Dniach Otwartych.
2. Termin przesyłania formularzy, o których mowa w pkt 1 lit. a lub b, do udziału w Dniach Otwartych upływa z dniem 20 sierpnia 2021 r. Organizator dopuszcza możliwość wydłużenia terminu w szczególnych przypadkach.
3. Formularz udziału online oraz formularz zgłoszenia wydarzenia dostępne są na stronie internetowej www.dniotwarte.eu.
4. Wszystkie materiały video oraz wydarzenia, które zostaną zakwalifikowane do udziału w Dniach Otwartych, zostaną opublikowane na stronie internetowej www.dniotwarte.eu do 5 września 2021 r. W wyjątkowych przypadkach Organizator zastrzega sobie możliwość publikacji materiałów po upływie tego terminu.
5. Beneficjent może wycofać swoje zgłoszenie w terminie do 10 września 2021 r., poprzez kontakt z Koordynatorem lub Koordynatorem programowym. Informacja o wycofaniu zgłoszenia przez Beneficjenta zostanie zamieszczona na stronie www.dniotwarte.eu, a opis wydarzenia zostanie usunięty.
6. Koordynator zastrzega sobie możliwość wprowadzania zmian edytorskich w treści opisów materiałów video oraz wydarzeń. Celem zmian będzie ujednolicenie pod względem redakcyjnym i językowym wszystkich opisów publikowanych na stronach www.dniotwarte.eu.

III. ZOBOWIĄZANIA KOORDYNATORA

Koordynator zapewni:

1. przesłanie na adres e-mail Beneficjenta informacji o zakwalifikowaniu do udziału w Dniach Otwartych;
2. ogólnopolską promocję Dni Otwartych, m.in. w mediach, w kampaniach bannerowych w internecie, portalach internetowych i w kanałach społecznościowych zarządzanych przez Koordynatora;
3. stronę internetową poświęconą Dniom Otwartym – www.dniotwarte.eu, przedstawiającą m.in. informacje o wydarzeniach i Beneficjentach, którzy będą brali udział w Dniach Otwartych;
4. księgę znaku Dni Otwartych Funduszy Europejskich wraz z zasadami jej wykorzystania, która stanowi załącznik nr 3 do Regulaminu;
5. szablony materiałów promocyjnych np. bannerów internetowych, ulotek, plakatów, zostaną zamieszczone na stronie internetowej www.dniotwarte.eu nie później niż 10 sierpnia 2021 r.;
6. Koordynator zastrzega sobie prawo do weryfikacji wydarzeń stacjonarnych
   w zakresie zgodności wydarzeń z postanowieniami Regulaminu, o których mowa w pkt IV.2-5;
7. Koordynator zastrzega sobie prawo do weryfikacji materiałów video zgłoszonych w ramach Dni Otwartych i niedopuszczenia do wydarzenia materiałów video:
   1. o charakterze reklamowym lub mających na celu prowadzenie agitacji politycznej lub religijnej,
   2. których treść lub publikacja narusza prawa innych podmiotów, w tym narusza ich prawa autorskie lub prawa chroniące ich wizerunek,
   3. sprzecznych z prawem polskim, w szczególności wzywających do nienawiści rasowej, etnicznej, wyznaniowej, propagujących przemoc, propagujących nielegalne używki,
   4. uznawanych powszechnie za naganne moralnie, społecznie niewłaściwe lub naruszające zasady współżycia społecznego,
   5. zawierających wulgaryzmy.

IV. ZOBOWIĄZANIA BENEFICJENTA ZAKWALIFIKOWANEGO DO UDZIAŁU

Beneficjent uczestniczący w Dniach Otwartych ma obowiązek:

1. w przypadku wyboru formy online - przesłać, poprzez formularz udziału online na stronie www.dniotwarte.eu, materiały video dotyczące wydarzenia online w formie pliku zawierającego wirtualny spacer, warsztat, szkolenia, webinarium lub inną formę, w formacie mp4, o maksymalnej wielkości 100 MB lub linku do strony internetowej, na której znajduje się materiał video. Przekazane materiały zostaną zamieszczone na stronie www.dniotwarte.eu;
2. w przypadku wyboru udostępnienia projektu:
   2.1. wypełnić na stronie www.dniotwarte.eu formularz zgłoszenia wydarzenia oraz udostępnić projekt w co najmniej jednej z wymienionych niżej form:
   a. bezpłatne lub zniżkowe wejście na teren projektu, bezpłatne lub zniżkowe korzystanie z produktów lub usług świadczonych w ramach projektu,
   b. nieodpłatne, dodatkowe, nierealizowane na co dzień wydarzenia, które zaangażują i przyciągną odwiedzających projekty w ramach Dni Otwartych, takie jak: pokazy naukowe, warsztaty, zmagania sportowe, konkursy, zabawy, gry miejskie itp.,
   c. nieodpłatne udostępnienie projektu lub jego części odwiedzającym projekt w ramach Dni Otwartych – obowiązek ten dotyczy Beneficjentów, których projekt jest na co dzień niedostępny dla odwiedzających, np. zaplecza teatrów, przedsiębiorstw, oczyszczalni ścieków, zakładów produkcyjnych, lotnisk, stacji kolejowych, tramwajowych;
   2.2. zapewnić bezpieczne warunki dla odwiedzających projekt w ramach Dni Otwartych – zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
   w szczególności przeciwpożarowymi, sanitarnymi, bhp oraz związanymi z pandemią COVID-19;
   2.3. wyznaczyć osoby pełniące funkcję przewodników/informatorów podczas wydarzenia;
   2.4. oznakować projekt oraz stosowane przez Beneficjenta w ramach Dni Otwartych materiały promocyjne zgodnie z Księgą znaku Dni Otwartych Funduszy Europejskich i z zasadami jej wykorzystania, używając do tego logo Dni Otwartych lub co najmniej jednego z szablonów, o których mowa w pkt III.5;
   2.5. poinformować wszystkich Uczestników o tym, że biorą udział
   w wydarzeniu w ramach Dni Otwartych Funduszy Europejskich oraz, że jest to część kampanii europejskiej #EU in My Region;
   2.6. zapewnić, aby na terenie wydarzenia nie były świadczone dodatkowe odpłatne usługi lub sprzedaż produktów, które poza terminem Dni Otwartych nie są oferowane przez Beneficjenta w ramach tego projektu, z wyłączeniem punktów gastronomicznych towarzyszących wydarzeniom realizowanym podczas Dni Otwartych;
   2.7. Beneficjent ponosi odpowiedzialność za bezpieczeństwo osób odwiedzających jego projekt lub korzystających z usług oferowanych na terenie projektu;
3. przygotować i zamieścić opis zgłoszonego wydarzenia lub materiału video, który będzie zachęcał Uczestników Dni Otwartych do udziału i zostanie zamieszczony na stronie www.dniotwarte.eu. Opis należy zamieścić w formularzu udziału online lub formularzu zgłoszenia wydarzenia. Przesłane materiały i zgłoszone wydarzenia po akceptacji przez Koordynatora zostaną zamieszczone na stronie www.dniotwarte.eu;
4. poinformować o Dniach Otwartych na swojej stronie internetowej i na profilu społecznościowym (jeżeli taki posiada); należy wskazać pełną nazwę akcji: Dni Otwarte Funduszy Europejskich oraz zamieścić logo Dni Otwartych, które będzie do pobrania na stronie www.dniotwarte.eu;
5. poinformować społeczność lokalną o Dniach Otwartych poprzez wykorzystanie projektów plakatów i ulotek otrzymanych od Koordynatora;
6. elektronicznie wypełnić i przesłać ankietę podsumowującą Dni Otwarte w terminie do 12 października 2021 r. Koordynator opublikuje link do ankiety na stronie internetowej www.funduszeeuropejskie.gov.pl. Link zostanie również przesłany na adres e-mail podany przez Beneficjanta w formularzu.

V. DANE OSOBOWE

Beneficjent jest obowiązany do przekazania poniższych informacji swoim pracownikom:

1. Cel przetwarzania danych
   Koordynator zbiera i przetwarza dane osobowe osób zgłaszających Beneficjenta do Dni Otwartych w celu zapewnienia informacji i promocji w zakresie Funduszy Europejskich w Polsce, w tym w zakresie prowadzenia i realizacji Dni Otwartych.
2. Podstawa prawna przetwarzania
   Przetwarzanie danych obywa się zgodnie z RODO[2].
   Podstawą prawną przetwarzania jest konieczność realizacji obowiązku wynikającego z przepisów ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz. U. z 2020 r. poz. 818, z późn. zm.) (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
3. Okres przechowywania danych
   Dane osobowe będą przechowywane przez okres prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących Dni Otwartych, nie dłużej niż do 30 września 2022 roku.
4. Rodzaje przetwarzanych danych
   Koordynator zbiera i przetwarza w szczególności następujące dane osobowe:
   1. dane identyfikacyjne, w szczególności: imię, nazwisko, nazwa instytucji, w której pracuje przedstawiciel Beneficjenta;
   2. dane kontaktowe przedstawiciela Beneficjenta, które obejmują służbowy adres e-mail i nr telefonu służbowego.
5. Obowiązek podania danych
   Podanie danych osobowych jest dobrowolne.
   W razie niepodania danych osobowych nie będzie możliwe uczestnictwo Beneficjenta w Dniach Otwartych.
6. Dostęp do danych osobowych
   Dostęp do danych osobowych przedstawiciela Beneficjenta mają uprawnieni pracownicy i współpracownicy Koordynatora oraz Koordynator programowy właściwy ze względu na województwo, w którym realizowany jest projekt.
7. Prawa osób, których dane dotyczą:
   1. prawo dostępu do danych osobowych i ich sprostowania - realizując to prawo, osoba której dane dotyczą może zwrócić się do Koordynatora z pytaniem m.in. o to czy Koordynator przetwarza jej dane osobowe, jakie dane osobowe przetwarza i skąd je pozyskał, jaki jest cel przetwarzania i jego podstawa prawna oraz jak długo dane te będą przetwarzane;
   2. w przypadku, gdy przetwarzane dane okażą się nieaktualne, osoba, której dane dotyczą, może zwrócić się do Koordynatora z wnioskiem o ich aktualizację;
   3. prawo usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania przysługuje jeżeli spełnione są przesłanki określone w art. 17 i 18 RODO. Żądanie usunięcia danych osobowych realizowane jest w szczególności gdy dalsze przetwarzanie danych nie jest już niezbędne do realizacji celu Koordynatora lub dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem. Szczegółowe warunki korzystania z tego prawa określa art. 17 RODO. Ograniczenie przetwarzania danych osobowych powoduje, że Koordynator może jedynie przechowywać dane osobowe. Koordynator nie może przekazywać tych danych innym podmiotom, modyfikować ich ani usuwać.
      Ograniczanie przetwarzania danych osobowych ma charakter czasowy i trwa do momentu dokonania przez Koordynatora oceny, czy dane osobowe są prawidłowe, przetwarzane zgodnie z prawem oraz niezbędne do realizacji celu przetwarzania;
   4. prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
   Dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
9. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych
   Koordynator ma swoją siedzibę pod adresem: ul. Wspólna 2/4, 00-926 Warszawa.
   W przypadku pytań, kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Koordynatora jest możliwy pod adresem:
   1. ul. Wspólna 2/4, 00-926 Warszawa;
   2. poczta elektroniczna: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript..

VI. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Regulamin jest dostępny na stronie internetowej www.dniotwarte.eu.
2. Sytuacje nieobjęte Regulaminem, dotyczące organizacji i udziału w Dniach Otwartych, rozstrzyga ostatecznie Koordynator.
3. Zgłoszenie do udziału w Dniach Otwartych oznacza akceptację tego Regulaminu wraz z załącznikami.
4. Koordynator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w Regulaminie w każdym czasie i powiadomi o tym publikując zmodyfikowany Regulamin i komunikat o zmianie na stronie internetowej www.dniotwarte.eu.
5. Koordynator nie ponosi odpowiedzialności za uchybienia postanowieniom Regulaminu przez Beneficjenta.
6. Adres mailowy Organizatora Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. będzie aktywny do 15 października 2021 r. Po tym terminie wszelkie pytania i wątpliwości powinny być kierowane na adres Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.. 

Załączniki:

1. Wzór formularza udziału online105.13 KB
2. Wzór formularza zgłoszenia wydarzenia99.62 KB
3. Księga znaku Dni Otwartych Funduszy Europejskich wraz z zasadami jej wykorzystania
4. Znakowanie.zip11.44 MB
5. Regulamin quizów137.93 KB

[1] Koordynator programowy to reprezentant instytucji odpowiedzialnej za realizację jednego z programów wchodzących w zakres przedstawiony w cz. I pkt 8. Lista koordynatorów programowych wraz z ich danymi kontaktowymi będzie opublikowana na stronie internetowej: www.dniotwarte.eu. 

[2]Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE [ogólne rozporządzenie o ochronie danych] z dnia 27 kwietnia 2016 r. [Dz. Urz. UE.L Nr 119, str. 1].

Plakaty i ulotki.zip5.94 MB