Regulamin udziału w akcji promocyjnej pn. „Dni Otwarte Funduszy Europejskich”

Niniejszy regulamin, zwany dalej „Regulaminem”, określa ogólne zasady uczestnictwa Beneficjentów Funduszy Europejskich w akcji promocyjnej pn.: „Dni Otwarte Funduszy Europejskich”.

I. INFORMACJE OGÓLNE

1. Dni Otwarte Funduszy Europejskich, zwane dalej „Dniami Otwartymi”, to akcja polegająca na udostępnianiu – szerokiemu gronu zainteresowanych – projektów zrealizowanych przy udziale środków Unii Europejskiej, której celem jest promocja efektów realizacji Funduszy Europejskich w Polsce, jak również inspirowanie do sięgania po Fundusze Europejskie.
2. Dni Otwarte będą się odbywać w okresie między 18 maja 2017 r. a 21 maja 2017 r., na terenie całej Polski.
3. Do udziału w Dniach Otwartych mogą zgłaszać się Beneficjenci projektów dofinansowanych w ramach programów wchodzących w zakres: Narodowego Planu Rozwoju 2004-2006, Narodowej Strategii Spójności 2007-2013, Umowy Partnerstwa 2014-2020, Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich 2007-2013, Programu Operacyjnego „Zrównoważony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeżnych obszarów rybackich” 2007-2013, Programu Operacyjnego „Rybactwo i Morze” 2014-2020 oraz Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich 2014-2020.
4. Beneficjenci uczestniczący w Dniach Otwartych udostępnią swoje projekty zainteresowanym, w terminie określonym przez siebie, mieszczącym się w okresie trwania Dni Otwartych.
5. Udział Beneficjenta w Dniach Otwartych jest dobrowolny.
6. Beneficjent uczestniczący w Dniach Otwartych ponosi wszelkie koszty związane z organizacją Dni Otwartych w ramach środków własnych.
7. Koordynatorem organizacji Dni Otwartych, zwanym dalej „Koordynatorem”, jest Minister Rozwoju i Finansów, wykonujący swoje zadania związane z organizacją Dni Otwartych za pośrednictwem Departamentu Informacji i Promocji w Ministerstwie Rozwoju z siedzibą w Warszawie, przy Pl. Trzech Krzyży 3/5, 00-507 Warszawa, który współpracuje z reprezentantami poszczególnych programów, zwanymi dalej „Koordynatorami programowymi1”.

II. ZGŁOSZENIA DO UDZIAŁU W DNIACH OTWARTYCH

1. Warunkiem uczestnictwa w Dniach Otwartych jest:
   1. dokonanie przez Beneficjenta – w terminie wskazanym w pkt II.2 – zgłoszenia poprzez wypełnienie i przesłanie elektronicznego formularza zgłoszeniowego za pośrednictwem strony internetowej www.dniotwarte.eu, zwanego dalej „Formularzem”;
   2. otrzymanie automatycznej informacji o zakwalifikowaniu zgłoszonego wydarzenia do udziału w Dniach Otwartych.
2. Ostateczny termin przesyłania zgłoszeń do udziału w Dniach Otwartych upływa 18 kwietnia 2017 r.
3. Beneficjent na adres e-mail podany w Formularzu otrzyma powiadomienia:
   1. o pomyślnym przesłaniu zgłoszenia;
   2. o zakwalifikowaniu zgłoszonego wydarzenia do udziału w Dniach Otwartych.
4. Przesłanie informacji o zakwalifikowaniu wydarzenia do udziału w Dniach Otwartych nastąpi w terminie 10 dni od dnia zgłoszenia.
5. Wszystkie wydarzenia, które zostaną zakwalifikowane do udziału w Dniach Otwartych, zostaną opublikowane na stronie internetowej www.dniotwarte.eu przed rozpoczęciem Dni Otwartych.
6. Koordynator zastrzega sobie możliwość wprowadzania zmian edytorskich w treści opisów wydarzeń. Celem zmian będzie ujednolicenie pod względem językowym wszystkich opisów. Beneficjent może wycofać swoje zgłoszenie lub zgłaszać modyfikacje w treści swojego zgłoszenia w terminie do 28 kwietnia 2017 r., poprzez kontakt z koordynatorem programowym.

III. ZOBOWIĄZANIA KOORDYNATORA

Koordynator zapewni:

1. ogólnopolską promocję Dni Otwartych m.in. w telewizji, radio, na portalach internetowych i w kanałach społecznościowych zarządzanych przez Koordynatora;
2. stronę internetową poświęconą Dniom Otwartym – www.dniotwarte.eu, przedstawiającą m.in. informacje o przygotowanych wydarzeniach i Beneficjentach, którzy będą brali udział w Dniach Otwartych;
3. Księgę znaku Dni Otwartych Funduszy Europejskich wraz z zasadami jej wykorzystania (załącznik nr 1) oraz Szablony materiałów promocyjnych wraz z zasadami ich wykorzystania (załącznik nr 2) dotyczącymi np.: banerów internetowych, reklamy prasowej, ulotek, plakatów, roll’up’ów, flag - wykorzystywanych podczas Dni Otwartych;
4. przekazanie każdemu Beneficjentowi, uczestniczącemu w Dniach Otwartych pakietu promującego Dni Otwarte w skład, którego wejdą uniwersalne materiały promocyjne.

IV. ZOBOWIĄZANIA BENEFICJENTA

Beneficjent, biorący udział w Dniach Otwartych, ma obowiązek:

1. 1) udostępnić projekt w co najmniej jednej z wymienionych niżej form:
   • a) bezpłatne lub zniżkowe wejście na teren projektu, bezpłatne lub zniżkowe korzystanie z produktów lub usług świadczonych w ramach projektu,
   • b) nieodpłatne, dodatkowe, nierealizowane na co dzień wydarzenia, które zaangażują i przyciągną odwiedzających projekty w ramach Dni Otwartych, takie jak: pokazy naukowe, warsztaty, zmagania sportowe, konkursy, zabawy, gry miejskie, itp.,
   • c) nieodpłatne udostępnienie projektu lub jego części odwiedzającym projekt w ramach Dni Otwartych – obowiązek ten dotyczy Beneficjentów, których projekt jest na co dzień niedostępny dla odwiedzających, np. zaplecza teatrów, przedsiębiorstw, oczyszczalni ścieków, zakładów produkcyjnych, lotnisk, stacji kolejowych, tramwajowych;
2. zapewnić bezpieczne warunki dla odwiedzających projekt w ramach Dni Otwartych – zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności przeciwpożarowymi, sanitarnymi, bhp;
3. poinformować o Dniach Otwartych na swojej stronie internetowej i na profilu społecznościowym (jeśli taki posiada) poprzez informację słowną tj. odniesienie do nazwy akcji Dni Otwarte Funduszy Europejskich i logo Dni Otwartych;
4. poinformować społeczność lokalną o Dniach Otwartych poprzez wypełnienie i dystrybucję plakatów i ulotek otrzymanych od Koordynatora;
5. w Formularzu wskazać numer telefonu lub e-mail do kontaktu dla potencjalnych uczestników wydarzenia;
6. podczas wydarzenia umieścić w widocznym miejscu otrzymane od Koordynatora materiały promocyjne;
7. wyznaczyć osoby pełniące funkcję przewodników/informatorów podczas wydarzenia, które będą miały na sobie koszulki z logo Dni Otwartych (dostarczone przez Koordynatora);
8. oznakować projekt oraz stosowane przez Beneficjenta w ramach Dni Otwartych materiały promocyjne zgodnie z Księgą znaku Dni Otwartych Funduszy Europejskich i z zasadami jej wykorzystania, wykorzystując do tego logo Dni Otwartych lub co najmniej jeden z szablonów, o których mowa w pkt III.3;
9. poinformować wszystkich uczestników o tym, że biorą udział w wydarzeniu w ramach Dni Otwartych;
10. elektronicznie wypełnić i przesłać ankietę podsumowującą po zakończeniu Dni Otwartych w terminie do 26 maja 2017 r., w której będzie wskazana m.in. szacunkowa liczba osób, które odwiedziły projekt w ramach Dni Otwartych (Koordynator opublikuje link do ankiety na stronie internetowej www.dniotwarte.eu. Link zostanie również przesłany na adres e-mail podany przez Beneficjanta w Formularzu);
11. zapewnić, aby na terenie udostępnionego projektu nie były świadczone dodatkowe odpłatne usługi lub sprzedaż produktów, które poza terminem Dni Otwartych nie są oferowane przez Beneficjenta w ramach tego projektu, z wyłączeniem punktów gastronomicznych towarzyszących realizowanym wydarzeniom podczas Dni Otwartych.

V. DANE OSOBOWE

1. Administratorem danych osobowych osób reprezentujących Beneficjenta, zgłaszającego wydarzenie w ramach Dni Otwartych, w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922) jest Minister Rozwoju i Finansów z siedzibą w Warszawie, przy Pl. Trzech Krzyży 3/5, 00-507 Warszawa.
2. Dane osobowe osób reprezentujących Beneficjenta podczas Dni Otwartych będą przetwarzane wyłącznie w zakresie prowadzenia i realizacji Dni Otwartych.
3. Podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do uczestnictwa Beneficjenta w Dniach Otwartych.
4. Osoba reprezentująca Beneficjenta ma prawo wglądu do danych jego dotyczących oraz ich poprawiania. Przysługuje jej także prawo odwołania danych osobowych. W takim wypadku oznacza to wykluczenie z możliwości udziału Beneficjenta w akcji Dni Otwarte.
5. Wysyłając Formularz, osoba reprezentująca Beneficjenta wyraża zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie oraz ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.
6. Maksymalny zakres danych osobowych przetwarzanych przez Administratora danych osobowych to: imię i nazwisko, służbowy adres e-mail osoby reprezentującej Beneficjenta, numer telefonu służbowego, nazwa instytucji w której pracuje.
7. Dane osobowe są przetwarzane na stronie internetowej www.dniotwarte.eu w związku z przekazywaniem Beneficjentowi informacji o udziale w Dniach Otwartych. Przetwarzane dane osobowe nie są udostępniane przez Administratora danych osobowych podmiotom trzecim, za wyjątkiem sytuacji, kiedy obowiązek udostępnienia tych danych wynika z przepisów prawa.
8. Dane osobowe będą usunięte przez Administratora w terminie do 30 czerwca 2017 r.

VI. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Regulamin jest dostępny na stronie internetowej www.dniotwarte.eu.
2. Sytuacje nieobjęte Regulaminem, a dotyczące organizacji i udziału w Dniach Otwartych, rozstrzyga ostatecznie Koordynator.
3. Dokonanie zgłoszenia do udziału w Dniach Otwartych oznacza akceptację niniejszego Regulaminu wraz z załącznikami.
4. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w Regulaminie w każdym czasie i powiadomi o tym publikując zmodyfikowany Regulamin i komunikat o zmianie na stronie internetowej www.dniotwarte.eu.
5. Beneficjent ponosi odpowiedzialność za bezpieczeństwo osób odwiedzających jego projekt lub korzystających z usług oferowanych na terenie projektu.

Załączniki:

1. Księga znaku Dni Otwartych Funduszy Europejskich wraz z zasadami jej wykorzystania (PDF)
2. Szablony materiałów promocyjnych wraz z zasadami ich wykorzystania (ZIP)

Pobierz regulamin w formacie PDF